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专业活动策划公司告诉你如何选择合适的会议场地

发布时间:2018-09-28

  俗话说,万事开头难,对于一个会议策划经验不是那么丰富的市场部新人来说,如何选择一个合适的会议场地就能够把他困住,其实这都是有技巧的,下面我们就分享一些如何挑选会议场地的一些技巧。

  1、风格档次

  不同性质的会议应该选择不同风格,不同档次的会议场地,比如,严肃的商务会议就应该选环境相对安静一些的高端酒店或者会展会议中心,而比较轻松自由的会议,就可以选择一些风景比较优美的酒店,既可以开展会议又能够适当地游玩。

  2、容量

  合适的容量对于会议氛围的营造有着极其重要的作用,如果会议场地选的过大,整个空间就会显得过于空旷,人也会显得稀稀疏疏,给人一种冷清,萧条的感觉,不利于会议的顺利开展。反之,会议场地过小,人数过多,不仅仅会使得整个空间很紧凑,而且会导致有一部分参会者没有位置可以坐,这样参会者的体验度会大大下降。所以,挑选合适的会议场地时,不需要盲目追求大,50人的会议就不要选择一个可容纳100人的会议场地,过犹不及。

  3、配套设施

  一般而言,举办会议都会需要一些配套设施,所以我们在选择一个合适的会议场地时,一定要检查这个会议场地的灯光,通风,卫生,服务,电话,扩音器,空调,电梯,洗手间的分布等各种设备是否配备齐全且能够正常使用。

  4、交通情况

  会议场地的选择某种程度上决定了到达率,我们要根据大多数参会人员采用的交通工具和会议开始、结束的时间来选择一个合适的会议场地。如果参会人员都是开车的企业主,那么会议场地的选择就一定会涉及停车场以及路途是否拥堵等问题。而如果参会人员大多数都是选择地铁或者公交出行,那么会议场地附近是否有公交车站,地铁站就非常重要啦,尤其是在会议结束时间比较晚的时候了。

  除了上述这四点之外,有些会议可能还涉及茶歇,餐饮,住宿等问题,我们都需要一一核对。此外,预算也是选择会议场地时首先需要考虑的一个因素,有多大的预算就预定多高级别的会议场地。

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